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安徽机电职业技术学院经济合同管理办法
2013-12-17 00:00 admin 
 

(试行)

 

第一章  总则

第一条  为加强经济合同管理工作,提高资金使用效益,降低经济活动风险,保障学院的合法权益,根据《中华人民共和国合同法》及国家相关法律法规,结合我院实际情况,制定本办法。

第二条  本办法所称经济合同(以下简称合同)是指学院为实现一定的经济目的,与其他平等主体(自然人、法人、其他组织)之间设立、变更、终止民事权利义务关系的协议。包括学院基本建设、专项维修、物资采购、资产租赁、合作办学、对外投资、土地使用权出让等经济活动中所签订的合同、协议、意向书等。

第三条  符合以下情况之一的,应当以书面形式订立经济合同:

1、单笔业务金额达壹万元以上的(含壹万元);

2、有保证、抵押或定金等担保的;

3、我方先予以履行合同的;

4、有封样要求的。

第四条  合同内容必须完整。合同文本的要求:基本要素齐全,合同条款明确具体,文字严谨,表达准确对于合同标的没有国家通行标准又难以用书面确切描述的,应当封存样品,由合同双方共同封存,加盖公章或合同专用章,由相关部门保管。签约双方协商、修改合同的文书、传真、电报图表、电子邮件、报价书等,均为合同的组成部分。

第五条  按照“统一领导,归口管理,分级负责”的原则建立合同管理体制。院长根据学院有关规定全面领导合同管理工作;分管院领导、合同管理部门按照本办法有关规定履行相应的合同管理职责。本办法所称的合同管理部门包括:合同承办部门、监察审计处、办公室、财务处。

第二章  合同的签订

第六条  学院院长(法定代表人)是学院合同的法定签署人,院长可以委托学院的其他院领导或部门负责人为代理人签署合同。代理人应当持有院长的书面委托,方可代表学院在合同上签字。代理人签署合同,不得超越和滥用代理权限。未经学院院长委托,任何单位和个人不得以学院的名义签订合同。学院的职能部门和不具备独立法人资格的二级单位,一律不得对外签订合同。

    单笔业务金额达10万元(含10万元)以下的合同法定代表人可授权承办部门负责人签署,单笔业务金额达30万元(含30万元)以下的合同法定代表人可授权分管领导签署。

第七条  合同承办部门必须履行审查义务,调查了解对方当事人的情况,包括:对方单位是否具有法人资格、经营范围、履约能力及其资信情况,对方签约人是否法定代表人或其委托人及其相应代理权限等。做到既要考虑本院的权益,又要考虑对方的条件和实际能力,确保所签合同合法有效。

重大合同应成立调查组,调查对方当事人的情况并形成书面调查报告,并就合同对方的资信情况形成会审意见。调查组从各合同管理部门抽调人员组成。

重大合同的谈判、起草、签署应提交院长办公会议讨论通过。

本办法中的重大合同包括:

1、金额在50万元以上的合同。

2、基本建设合同、对外投资合同、合作办学合同。

3、涉外合同。

4、期限3年以上(含3年)的合同。

第八条  招标文件、投标文件及经学院合同管理部门审核并签署意见的招标会签表或认质认价表,作为合同签订的依据。

承办部门根据招标文件、投标文件、招标会签表认质认价表等起草合同。合同文本起草前,合同承办部门应当落实资金来源。没有资金来源的合同,不得洽谈、起草和签订。

合同文本不得对招标文件、投标文件及有效的招标会签表或认质认价表所确定的重要内容,如标的、数量、质量、价款或报酬、中标单位等做出变动或更改。如遇特殊情况需要更改以上内容,须采用书面形式报合同管理部门审核,按照有关规定重新审查确认。

第九条  学院对合同签订实行会签审批制度。合同文本形成后,由合同管理部门分别审查会签,对合同的内容、条款进行全面审查;会签后送分管院领导签署意见及送院长审批签字、加盖合同专用章。审查会签的部门应互相配合,各司其职,各负其责,共同把关,维护学院利益。提供会签的资料包括:1、合同草稿,重大合同需报送合同传阅单;2、招标项目必须报送招投标文件及评标的会议纪要;3、立项申请、项目论证及领导批示。

第十条  为了提高工作效率和工作质量,可以采取集中审查会签方式,由院长或其代理人主持召开由监察审计处、学院办公室、财务处合同承办部门负责人参加的合同审查会签工作会议,了解、审查、核实相关情况,院长或其代理人按照有关决议审批、签署合同。

第十一条  合同审查会签的具体分工和流程如下

1、承办部门于会签表中签署意见后送其他合同管理部门会签。承办部门意见包括:文件(事项)性质、缓急、协办部门办理时限、办理要求等扼要情况。

2财务处主要负责对合同价款的形成依据、款项收取或支付条件等条款进行审查并提出意见。

3、监察审计处负责对合同所涉经济业务的合法性、合规性和效益性进行审查

4、院办公室负责对合同所涉内容文字进行审查。

5、重大合同需要院法律顾问全面审查。

6、分管院领导负责对合同所涉内容进行全面审查。

7院长或其代理人负责对以下内容进行审阅并签署意见。合同所涉项目的立项依据;监察审计处、院办公室、财务处分管院领导所提意见;办理程序的规范性;其他需要审查的内容。

8、承办部门根据合同管理部门、分管院领导、院长或其代理人的审查意见修改合同文本,并将相关审查意见、合同签署有关附件、修改后合同文本等资料再次报送给分管院领导审查后,由院长或其代理人正式签署合同。

第十二条  学院合同专用章是学院签订合同的指定用章,由学院办公室统一管理,任何单位和部门不得擅自刻制和使用,也不得以其他图章代替。

学院办公室是掌管学院合同印鉴的职能部门,其主要职责包括:

1、确定学院合同的编号;

2、办理学院《法定代表人授权委托书》;

3、在经院长或院长授权的合同签署人签字的合同文本上加盖学院合同专用章;

4、登记合同管理台帐。

第十三条  合同签章完成后,合同承办部门应当将合同文本分送监察审计处、学院办公室、财务处各一份,以便学院对合同的订立、履行情况进行监督检查。

第三章  合同的履行、变更、解除

第十四条  合同生效后,合同承办部门要落实履行合同的具体措施,严格按照合同约定享受权利和履行义务,并及时了解对方履行合同的情况,妥善处理合同履行过程中出现的问题。合同履行完毕,合同承办部门应向学院办公室书面报告合同的执行情况及结果。

第十五条  财务处及相关履行合同的部门,应按照本办法履行审查职能,非经院长或其代理人签署并加盖合同专用章的合同,不得办理款项的收付、资产的交接。

第十六条  如遇法定情形需要变更、解除合同时,合同承办部门应从维护学院合法权益的角度出发,与对方当事人协商,妥善解决。变更、解除合同的手续,应按规定的审批权限和程序,送合同管理部门会签后呈学院领导审批。变更、解除合同,应当采用书面形式。

第四章  合同的管理

第十七条  学院办公室负责建立合同管理台帐。学院办公室根据合同的不同种类,建立合同的分类台帐和总台帐。相关管理人员于加盖合同专用章时登记台帐。台帐的主要内容包括:序号、合同号、经手人、签约日期、合同标的、金额、对方单位、履行过程、交接情况、验收及备注等。台帐应逐日填写,做到准确、及时、完整。

第十八条  建立合同档案,严格按照《高等学校档案管理办法》管理合同档案。合同承办部门应及时将合同文本、合同谈判、签约、履行中的有关文书、电报、电子邮件、图表等资料,装订成册,移交学院档案室保存。

第十九条  合同管理部门及其人员违反本办法,给学院或部门造成经济损失或其他损失的,视情节和后果,给予相关责任人行政处分或经济处罚;触犯法律的,依法移交司法机关处理。

合同承办部门和承办人负有保证合同债权不超过诉讼时效的义务。如因合同承办部门或承办人的过错或过失造成合同债权因超过诉讼时效而丧失追索权的,应追究合同承办部门和承办人的责任。

第二十条  在履行合同中产生的纠纷,如有可能造成群体性事件,给学院或社会造成不良影响的,合同承办人和合同承办部门应及时报告院长,在紧急情况下应采取措施及时防止事态恶化。如因合同承办人或承办部门的过错或过失未能及时向院长报告上述情况,给学院或社会造成不良影响的,视情节和后果,追究合同承办人和承办部门的责任。

第五章  附则

第二十一条  本办法未尽事宜,依照国家有关的法律、法规和政策执行。

第二十二条  本办法自发布之日起正式施行。学院在此前发布的有关规定与本办法相抵触的,以本办法为准。

第二十三条  本办法由学院财务处负责解释。  

   

201334

 

附件:法人代表、授权委托书

 

 

 

 

法人代表、授权委托书

 

安徽机电职业技术学院法人代表         授权                  为本院的合法代理人,参加            项目合同签字的活动(合同编号:________________________ ),全权代表本院签署一切文件。被授权人无转委托权。特此委托。

  法人代表签字:                      (法人公章)

            

 日期:        

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