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关于印发《安徽机电职业技术学院档案管理办法(暂行)》的通知
2016-04-07 15:45  

各系部、处室:

   现将《安徽机电职业技术学院档案管理办法(暂行) 》印发给你们,请遵照执行。

安徽机电职业技术学院

2016年3月20日

安徽机电职业技术学院档案管理办法(暂行)

第一章 总 则

第一条为了加强我院档案工作,提高档案管理水平,更好地为学院各项工作服务,根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》、《安徽省档案条例》,结合我院实际,特制定本办法。

第二条安徽机电职业技术学院档案,是指我院从事教学、科研、党政管理以及其他各项活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。

第三条学院档案真实记录和反映了我院的历史,是评估教学质量、科研水平,衡量学院管理水平,维护学院权益和保存学院历史等的重要依据,必须实行集中统一管理,确保完整、准确、系统和安全,便于保管和开发利用。

第四条档案工作是我院各项管理工作的组成部分,是办好学院的重要基础工作之一。学院把档案工作纳入整体发展规划,加强对档案工作的领导和管理。

第二章 档案管理机构

第五条学院办公室主管学院档案工作,对全院的档案实行统筹规划、组织协调、监督和指导。

第六条分管院办公室的院领导分管学院档案工作。

第七条各系部、各处室必须有一名负责人分管本部门的档案工作,并根据实际情况配备专(兼)职档案人员,负责本部门档案的收集、整理和移交工作。

第八条档案工作人员应当忠于职守,遵守纪律,保守秘密,具备档案专业知识和一定的科学文化知识。

第三章文件材料的归档与交接

第九条建立和完善文件材料的归档制度,并纳入学院教学、科研和党政管理人员的职责范围,做到每项教学、科研、党政管理等工作,都有完整、准确、系统的文件材料归档保存。

第十条各系部、各处室,在教学、科研和党政管理活动中形成的文件材料属于归档范围的,应定期向档案科移交。任何单位或个人不得据为己有或拒绝归档。

第十一条各项工作与档案工作应实行“四同步”管理,即在布置、检查、总结、验收各项工作时,要同时布置、检查、总结、验收档案工作。

第十二条学院应当实行电子文件材料与纸质文件材料同步归档。文件材料的归档范围见《安徽机电职业技术学院档案归档范围和保管期限表》。

第十三条学院实行文件材料形成部门、课题组立卷制度。各系部、处室专(兼)职档案人员要随时收集应当归档的材料,及时存放在专用袋(夹、盒)内。在年终或课题完成时,系统整理组卷、编目后向档案室移交。

第十四条学院部门立卷具体分工如下:

(一)全院性、综合性的党政类文件材料分别由办公室负责归档。其余按职能部门分工负责相应门类档案的立卷归档工作。

(二)归档内容涉及多个部门办理的,由一个主要职能部门归口,其他部门可将材料向归档部门移交。

第十五条归档的基本要求

(一)凡归档的文件材料必须完整,文件材料应质地优良、书绘工整、声像清晰;不能用易褪色(如铅笔、圆珠笔、纯蓝墨水等)、易变质的材料书写;不能有金属物装订。要符合《高等学校档案工作规范》要求。

(二)归档的文件材料必须准确地反映我院工作活动的真实面貌。

(三)归档的文件材料必须层次分明,符合其发展规律,并签署完备。

(四)归档的文件材料必须符合归档范围要求。

(五)各类文件材料归档一般一式一份,比较重要的或利用频繁的可归档两套。

第十六条归档时间和程序

(一)党群类、行政类、出版物类和外事类档案应在次年6月底前归档。

(二)教学档案中的综合管理文件材料应在次年6月底前归档,其他各类材料完成一个培养周期(即一届学生从入学到毕业),当年寒假前一次性归档案。

(三)科研、基建项目和专题性、成套性档案,在项目完成通过鉴定验收后三个月内归档。仪器设备类档案应在三个月内将随机全套技术资料整理归档。

(四)财会类档案由财务部门保管1-2年,期满后移交学院档案室统一保管。

(五)声像档案的综合管理材料应在次年6月底前归档。声像载体材料应在完成制作后三个月内归档。

(六)学院举办重大庆典、重要活动、重要会议所形成的档案,主办或承办部门应在重大活动与重要会议结束30天内,对文件材料进行归档。

(七)接收档案必须履行相应手续,填写移交清单(册),一式二份,交接双方要签名盖章。归档单位与综合档案室各一份分别保存。

第十七条学院各项活动中形成的,或者在学院对外交流中形成的有保存价值的实物,如荣誉证书、奖状、奖章、奖杯、礼品、锦旗、印信、名人字画及学院发展中有纪念意义的物品和有收藏价值的教学科研设备设施等,应当由学院档案室集中管理。

第十八条对于个人在其从事教学、科研、党政管理等职务活动中形成的各种载体形式的文件材料,必须按照规定向档案室移交,集中管理,任何个人不得据为己有。

第四章档案管理

第十九条学院档案室应遵循档案分类的规则,按照《高等学校档案实体分类法》与《高等学校档案工作规范》的要求,依照部门立卷的原则,结合我院的实际情况,负责对档案进行分类、组卷、编目、编号、做好入库工作。

第二十条建立健全档案管理制度。对档案要定期进行检查,切实做好档案的防潮湿、防高温、防光、防尘、防鼠、防虫、防火、防污染、防盗等工作,确保档案的安全。

第二十一条加强档案保护技术,以防为主,防治结合,及时修复受损档案。对重要档案和破损、褪色修复的档案应及时数字化,加工成电子档案保管。

第二十二条档案室做好档案统计工作,定期对全宗、案卷(件)数量、档案进出及保管利用情况进行检查和统计。

第二十三条销毁档案必须按国家规定的程序和办法进行。禁止擅自销毁档案。

第二十四条加强对涉密档案的管理。

第二十五条档案管理的现代化纳入学院办公自动化系统,同步发展。

第五章档案的利用与公布

第二十六条档案室应积极开发档案信息资源,加强档案的编研工作,有计划、有步骤地编印组织沿革、大事记、基础数字汇集等参考资料,积极主动地为学院中心工作和其他各项工作服务。

第二十七条任何单位或个人需查阅学院档案室保存的档案原件,在表明利用档案的目的和范围后,均应按规定办理利用手续。否则,工作人员有权拒绝。

第二十八条查阅、摘录、复制未开放的档案,应当经办公室主任批准。需要利用的档案涉及重大问题或党和国家秘密,应当经院长批准。

第二十九条档案室提供利用的档案复制件,盖有综合档案室印章的,具有与档案原件同等的效力。

第三十条档案室应编制必要的检索工具,为全院师生员工和社会各界提供及时、准确、便捷的档案服务。

第三十一条学院档案室应当采取多种形式(如举办档案展览、陈列、建设档案网站等),积极开展档案宣传工作。

第六章奖励与处罚

第三十二条学院档案部门应建立检查、考核和评估制度,明确岗位职责。对下列优秀的档案工作人员和突出的服务成果、研究成果给予表彰、奖励:

(一)档案管理、保护、利用工作成绩显著的;

(二)在档案科学研究方面做出重要贡献的;

(三)同违反档案法律、法规行为作斗争表现突出的;

第三十三条对于违反《中华人民共和国档案法》、《安徽省档案条例》的行为,应按照《中华人民共和国档案法实施办法》及《安徽省档案条例》第五章的程序和处理方法予以处罚,并按有关规定建立备案制度。

第七章

第三十四条本办法由学院办公室负责解释。

第三十五条本办法自印发之日起执行。

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