学工〔2017〕2号

第一章总则

第一条  为规范本院学生资助工作的档案管理，特制定本办法。

第二条 学生资助工作档案是指本院在学生资助工作中形成的、反映历史面貌的、对上级主管部门和社会具有保留价值的各种历史记录，包含但不限于文字、图表、声像及电子等载体。

第三条 归档的文件材料必须按年度立卷（特殊情况除外），本部门内部在工作活动中形成的各种有保存价值的文件材料，都要按照本制度的规定，分别立卷归档。

第四条 承办人员应保证经办文件的系统完整，公文上的各种附件一律不准抽存。结案后及时交文书人员归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。

                                                                       

                                                                        第二章档案管理机构人员及职责

第五条 我院学生资助工作档案管理由学生处全面负责，院学生资助管理中心具体实施，各系学生工作办公室安排专人负责。

第六条 院学生资助管理中心职责：全面负责全院学生资助工作档案的建档、保存及查阅工作；帮助、指导和检查各系进行档案工作。

‍

第七条 各系职责：按照本办法开展学生资助工作的档案建设工作及档案的日常管理工作；制定本系的档案借阅、保密和保管等制度；贯彻执行学院其他意见。

第三章归档范围

第八条 院学生资助管理中心归档材料：

（一）家庭经济困难认定相关材料；

（二）学生素质综合测评相关材料

（三）国家奖学金相关材料；

（四）国家励志奖学金相关材料；

（五）国家助学金相关材料；

（六）学院奖学金相关材料；

（七）勤工助学相关材料；

（八）绿色通道相关材料；

（九）生源地信用助学贷款相关材料

（十）特殊困难补助相关材料；

（十一）孤儿免学费相关材料；

（十二）入伍学费补偿代偿相关材料；

（十三）住院医疗保险报销相关材料；

（十四）资助育人成果相关材料；

（十五）本单位年度工作计划与总结、大事记、管理制度、重要发文等相关材料；

（十六）其他资助相关材料。

第九条 各系归档材料：

（一）家庭经济困难认定相关材料；

（二）学生素质综合测评相关材料

（三）国家奖学金相关材料；

（四）国家励志奖学金相关材料；

（五）国家助学金相关材料；

（六）学院奖学金相关材料；

（七）特殊困难补助相关材料；

（八）勤工助学相关材料；

（九）资助育人相关材料；

（十）各学院资助工作年度计划、总结、管理制度等相关材料；

（十一）其他资助相关材料。

‍

第四章档案归档

第十条 我院学生资助工作档案采取院系两级管理模式，各系都要建立健全档案的归档、索引及调阅制度。

第十一条  归档时间要求：各级应当按年度进行整理归档，在每年4月前完成上一年度的归档工作，平时应在各项工作完成后两周内完成归档工作。

第五章附则

第十二条 本办法由安徽机电职业技术学院学工部负责解释。

      第十三条 本办法自印发之日起实施。

                                                                                                         

                                                                                                                                 安徽机电职业技术学院学生工作部

                                                                                                                                                     2017年5月22日