院字〔2017〕127号
一、为规范学院学籍档案管理，根据《高等学校档案管理办法》（教育部、国家档案局27号令）及学院的有关规定，进一步推进学籍档案管理科学化、规范化、制度化，特制定本办法。
二、学籍管理档案，是指学院及系部在从事学籍管理及其相关管理活动中直接形成的对学院和实际工作有保存价值的各种文字、图表、声像等不同载体的文件材料。包括自招生工作结束到日常学籍管理直至学生毕业的相关管理活动。
三、学籍档案建档范围包括招生数据、日常学籍、毕业数据、考核成绩、电子信息等：
（一）招生数据
序号 |
材料内容 |
建档时间 |
具体要求 |
归档前保管要求 |
保存期限 |
1 |
《新生录取表》 |
12月 |
1、按学生类型分册； 2、编册页码。 |
1、原件存招生就业办； 2、教务处存复印件一套； |
永久 |
2 |
新生电子档案 |
8月 |
由招生办打印一套并加盖印章发至各系部 |
由各系部专人保管，学生毕业时须放入毕业生个人档案。 |
永久 |
3 |
新生录取电子信息类数据 |
8月 |
1、分班报到原始数据库； 2、新生图像信息资料。 |
招生办、教务处各存每年的招生电子信息数据一套（光盘）。 |
永久 |
12月 |
1、整理新生报到后数据信息； 2、新生报到与未报到名册。 |
1、各系部将新生报到后数据信息报教务处； 2、教务处按年度整理新生规范数据，上报并存档。 |
永久 |
4 |
各类统计表 |
12月 |
1、新生报到工作中形成的班级统计表； 2、新生报到工作中形成的相关通知； |
1、新生报到、未报到及保留入学资格等按系按专业统计表； 2、新生复查中按系按专业统计表； 3、学籍电子注册统计表。 |
10年 |
（二）学籍信息
序号 |
材料内容 （含电子信息） |
具体要求 |
保存期限 |
1 |
学生学籍表 |
1、报到新生按班建册，一式三套，一套存教务处，一套存学生所在系部，一套存学生处； 2、及时记载学生学籍异动情况； 3、毕业班按实际毕业生数整理。教务处的一套归档，系部的一套放入毕业生个人档案。 |
永久 |
2 |
学籍异动手续 材料 |
1、所有学籍异动的过程性具体材料，按“学籍异动类型－时间”原则整理，一般按年度成册。 2、所有的学籍异动情况，都要及时在在校生数据库中及时标录并更新数据。 |
30年 |
1、学期、学年度学籍处理文件。一般存院级以上文件，但首要要求是文件中不遗漏某一时段内每一个学籍异动学生的处理决定。 2、各校区应及时将学期、学年度学籍处理文件报教务处，一般不得迟于开学后第六周。 |
永久 |
3 |
在校生名册 |
每年9月份，按规定格式打印上一学年度的《在校生名册》 |
永久 |
4 |
分年度 在校生数据库 |
在“新生数据”与“毕业生数据”均单独存档的基础上，“在校生数据库”是一个动态的管理过程，“分年度在校生数据库”在实际工作中起一个备查作用。 |
10年 |
5 |
学生统计数据 |
每年的《高校基层报表》（复印件）、《在校生明细表》 |
永久 |
其他各类学生数据统计 |
30年 |
6 |
等级考试的成绩数据与成绩册 |
1、CET－4成绩册（复印件），原件存教务处； 2、计算机一级成绩册（复印件）。 |
30年 |
7 |
考试作弊通报 |
学籍科存复件，并存相关行政处分。考试作弊通报应及 时在学生数据库中标录。 |
30年 |
8 |
出具证明登记册 与存根 |
往届生的学习、学历、证明登记册与存根 |
永久 |
在校生的相关证明登记册与存根 |
10年 |
9 |
文件材料、备忘等 |
上级或本部门的相关政策性文件或备忘 |
30年 |
（三）毕业数据
序号 |
材料内容 （含电子信息） |
具体要求 |
保存期限 |
1 |
毕业生学籍成绩表 |
将毕业生的“学生学籍表”、“毕业生成绩单”以班级为单位按学号装订成册。（在次学年度寒假前归档） |
永久 |
2 |
学历证书相关信息 （含正常发证与换发毕业证书） |
1、修课情况（必修课不及格情况、选修学分不足情况）； 2、毕业论文（答辩）及顶岗实习不合格情况； 3、结业生回校补考成绩； 4、换发及补办毕业证书相关材料； 5、发证记录。 |
30年 |
学历审核结果及证书信息； 打印每届《毕业生名单及颁证信息册》（在该届学生离校两学年后的寒假前归档）。 |
永久 |
3 |
毕业生图像信息 |
在次学年度寒假前，将图片总社发至的光盘中毕业生图像信息以及纸质照片存档。 |
永久 |
（四）考核成绩
序号 |
材料内容 （含电子信息） |
具体要求 |
保存期限 |
1 |
每学期期末成绩 |
1、分学年学期分系部分班级的各科原始成绩装订成册； 2、各科技能考核、考证考级成绩。 |
永久 |
2 |
期末补考成绩 |
1、每学期不及格课程的补考成绩； 2、教师成绩更正表。 |
永久 |
3 |
毕业生毕业前补考成绩 |
当届毕业生的毕业补考成绩及往届未毕业学生的补考成绩。 |
永久 |
（五）上述管理过程中各类电子文件：文本文件、命令文件、图像文件和数据文件等。
四、学籍档案管理
（一）学籍档案是记录和反映学生在校期间学习情况最全面的资料，是学院对复学、留级、休学、转学等情况的原始记载，是学院档案管理组成部分。必须建好、管好学籍档案，及时、准确、系统地提供信息。
（二）学籍档案由教务处统一、集中、专人管理。
（三）管理人员在收到档案材料时，必须认真检查，办理好交接手续。
（四）学籍档案存放应放入专柜，排列整齐，便于查找。
（五）学籍档案保管应采取防盗、防火、防光、防潮、防鼠、防虫、防污染等安全措施，同时还应做到无丢失、无差错。
（六）每学期进行学籍档案的检查，发现问题及时采取措施，消除隐患。
（七）毕业班离校后，应及时将学籍档案移交学院档案室永久保存。
（八）班主任、教师如要查阅学生学籍档案，应办理登记手续，由教务处长批准，并与学籍管理人员共同查阅，不得外借。
（九）本实施办法自2017年9月1日起施行。原《安徽机电职业技术学院关于学生学籍档案的管理规定（试行）》同时废止，凡与本办法不一致的，以本办法为准。本实施办法由教务处负责解释。
安徽机电职业技术学院
2017年8月7日
